Egal ob Geschäftsbrief, Mietvertrag oder Finanzdokument, eine digitale signatur ist praktisch und beinahe überall einsetzbar. Die smarten Unterschriften ermöglichen es, Verträge auch bei räumlicher Distanz rechtssicher zu unterschreiben und einfach zu archivieren. Der papierlose Unterschriftsprozess benötigt jedoch spezielle Software, die den gesetzlichen Rahmenbedingungen genügt. Zum Glück gibt es am Markt eine Vielzahl von Anwendungen, die das digitale Signieren zu einem wahren Kinderspiel machen. Doch was ist eine elektronische Signatur und welche Softwarelösung passt zu wem?
Was ist eine digitale Signatur?
Bei einer elektronischen Signatur handelt es sich um einen Prozess, der rechtliche und technische Maßnahmen miteinander kombiniert. Das Ergebnis ist eine sichere Authentifizierung, die mit einer handschriftlichen Unterschrift gleichzusetzen ist. Damit die elektronische Signatur eine rechtsverbindliche Wirkung hat, muss diese unterschiedliche Auflagen erfüllen. So müssen Softwareanbieter beispielsweise sichere Verschlüsselungstechniken sowie eine Publik Key Infrastruktur (PKI) einsetzen, um die Integrität und Authentizität des elektronischen Fingerabdrucks sicherzustellen. Zudem ist jede elektronische Unterschrift mit einem eigenen Zeitstempel versehen, der sich transparent nachvollziehen lässt. In der Geschäftswelt gelten Dokumente, die eine elektronische Signatur aufweisen als verbindlich, wobei die digitale Verwaltung das Potenzial hat, Administrationskosten deutlich zu senken.
Software für elektronische Signaturen
Das Angebot an Software für elektronische Signaturen ist groß. Dabei passt jedoch nicht jede Lösung zu jedem Anwender. Um Ihnen diese Aufgabe ein wenig zu erleichtern, finden Sie nachstehend fünf der beliebtesten Anwendungen im deutschsprachigen Raum, die unterschiedliche Einsatzzwecke abdecken.
DocuSign
Die Software DocuSign bietet sowohl Einzelpersonen als auch Unternehmen die Möglichkeit, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen. Dabei hat das Unternehmen laut eigenen Angaben bereits mehr als 100 Millionen Nutzer in mehr als 180 Ländern der Welt. Die Plattform lässt sich praktisch auf jedem bekannten Endgerät nutzen und bietet zudem Features und Funktionen zur Transaktionssteuerung. Zusätzlich können Anwender auf Vorlagen zurückgreifen und Dokumente von mehreren Empfängern unterzeichnen.
YouSign
Bei YouSign handelt es sich um ein universelles Tool, mit dem sich sämtliche Vertragsarten unterzeichnen lassen. Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern ist die Softwarelösung nicht auf einzelne Branchen eingeschränkt und lässt sich je nach Unternehmensgröße und Anwendungszweck skalieren. Dabei werden Verträge, die mit YouSign unterschrieben wurden, sowohl innerhalb Deutschlands als auch innerhalb der Europäischen Union als rechtsverbindlich angesehen. Die Anwendung stützt sich auf das TLS-Protokoll, wobei sich auch Dateiformate wie Word, Excel, Google Docs und PDF mit einem elektronischen Fingerabdruck versehen lassen.
Adobe Sign
Adobe Sign ist eines der bekanntesten Tools zum sicheren Signieren von Dokumenten. Die Anwendung lässt sich einfach in das PDF-Tool von Adobe integrieren und bietet zudem Schnittstellen zu beliebten Plattformen wie Salesforce, SAP oder Microsoft Office. Der Schwerpunkt der Software liegt auf Unternehmen und Organisationen, die tagtäglich eine Vielzahl an Dokumenten administrieren. Dabei bietet die Software Prüfprotokolle für jede Transaktion und Funktionen für den einfachen Austausch der Dokumente, wobei die Verträge und Geschäftsbriefe dank der Adobe-Document-Cloud ortsunabhängig abgerufen werden können.
Eversign
Eversign bietet KMUs und Organisationen eine Plattform, um Dokumente rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Die Stärke der Software ist seine leistungsstarke REST-API, die es erlaubt, Drittanbieter wie Evernote, Dropbox oder Google Docs einfach in das System zu integrieren. Zudem bietet die Anwendung unterschiedliche Funktionen für das effiziente Management von Genehmigungsprozessen. Für den reibungslosen Austausch von Dokumenten innerhalb des Unternehmens stehen wiederum unterschiedliche Features für das Management von Kontakten und Teams zur Verfügung.
SignRequest
Die cloudbasierte Lösung SignRequest erlaubt es Benutzern, eine unbegrenzte Anzahl an Dokumenten von beinahe jedem Endgerät aus zu senden und zu signieren. Die Benutzer können die Briefe und Verträge hierbei über das Tool speichern und verwalten. Zudem lassen sich auch unterschiedliche Prozesse modellieren, sodass selbst mehrstufige Genehmigungsprozesse abgebildet werden können.
Fazit
Der Einsatz einer elektronischen Signatur verringert den Verwaltungsaufwand. Gleichzeitig hat die digitale Unterschrift auch das Potenzial, Prozesse zu beschleunigen und die Administration zu vereinfachen. Je nach gewählter Software lässt sich die elektronische Unterschrift hierbei auch in Echtzeit verfolgen, wodurch alle Parteien jederzeit transparent Einsicht in den aktuellen Status des Dokuments haben.
Meta Beschreibung
Die digitale Unterschrift schafft Rechtssicherheit und beschleunigt Prozessabläufe. So finden Sie die Software, die optimal zu Ihren Bedürfnissen passt.